Wie Sie die perfekte Party organisieren

1. Schauen wir uns die Vorbereitungen an: Wann sollten wir mit der Vorbereitung einer Party beginnen?

Es hängt von der Größe der Partei ab. Mega-Raves erfordern ein Jahr Vorbereitung, während kleinere Clubveranstaltungen bis zu sechs Monate dauern können. Auf der anderen Seite können spontane Privatfeiern oder Veranstaltungen im Freien in nur 48 Stunden organisiert werden. Ein Großteil des Geschehens findet in den Clubs statt. Wenn Sie z.B. einen guten DJ engagieren möchten, sollten Sie sich frühzeitig bewerben und sich nach Flügen/Verbindungen und günstigen Unterkünften umsehen. Vergessen Sie aber nicht, die Kosten zu berechnen, bevor Sie beginnen. Dies sollte lange vor Beginn der ersten Vorbereitungen geschehen.

2. Was sollten Sie bei der Standortwahl beachten?

Die meisten Standorte werden auf der Grundlage einer Tür-/Bar-Vereinbarung angeboten, was bedeutet, dass der Gastgeber das gesamte an der Tür verdiente Geld erhält, während der Clubbesitzer das an der Bar verdiente Geld erhält. Der Veranstaltungsort muss einen guten Ruf und daher regelmäßige Gäste haben. Je regelmäßiger die Gäste sind, desto unwahrscheinlicher ist es jedoch, dass der Besitzer die Tür und die Bar schließt. Wenn Sie zusätzlich zu den bekannten Orten einen unbekannten Ort gefunden haben, ist es Sache des Organisators, auf diesen neuen Ort aufmerksam zu machen. Das bedeutet mehr Arbeit, kann aber letztlich auch profitabler sein, da neue Orte tendenziell mehr Gäste anziehen. Die Lage des Veranstaltungsortes und der Transport zur und von der Party sind ebenfalls wichtig, da Sie möchten, dass Ihre Gäste auf der Party ankommen und bequem nach Hause zurückkehren. Sobald Sie den richtigen Ort gefunden haben, werden Verträge ausgearbeitet und ein Termin für die Veranstaltung festgelegt. Hier werden die Miet-, Sicherheits-, Reinigungs-, Ton- und Lichtkosten sowie die Lizenzgebühren schriftlich festgehalten. Die Dauer einer Party hängt von den Gästen und der Qualität der Musik ab. Elektronische Veranstaltungen erfordern ein gutes Soundsystem. Ohne kraftvollen Klang ist jedes elektronische Teil ein Misserfolg. Dasselbe gilt für eine gute Beleuchtung. Gute Standorte umfassen in der Regel beides in ihrer Standardausrüstung. Dazu gehört auch eine grundlegende DJ-Ausrüstung, wie ein Mischpult, eine CD und ein Plattenspieler. Wenn Sie erwägen, ein zusätzliches hochwertiges Soundsystem zu mieten, sollten Sie sich professionell beraten lassen und den Preis prüfen.

3. Wie kann ich einen guten DJ finden, wenn ich niemanden kenne? Wie viel wird es kosten, eine Party zu organisieren?

Dies wäre ein grundlegend falscher Ansatz. Wenn Sie die Szene nicht kennen, sollten Sie davon absehen, eine Veranstaltung zu organisieren. Sie sollten nicht nur über Ihre Lieblingskünstler und -lieder nachdenken, sondern auch etwas aufgeschlossener sein und eine Vorstellung davon haben, wohin sich der Markt entwickeln wird. Künstler kommen und gehen, aber nur sehr wenige schaffen es, hier zu bleiben und einen langfristigen Status zu erhalten. So werden die Kosten berechnet. Trendige und international gefragte DJs kosten Sie mehrere tausend Dollar, zuzüglich Reise-, Unterkunfts- und Buchungsgebühren. Aber Sie können auch auf einige lokale Künstler zählen. Behalten Sie sie einfach im Auge und achten Sie darauf, dass sie nicht zu viele Auftritte haben.

4. Wann und wie sollten Sie beginnen, Einladungen zu verschicken? Was ist zu früh, was ist zu spät?

Eine gute Faustregel ist, mit der Ankündigung einer Veranstaltung 4 bis 8 Wochen im Voraus zu beginnen. Einige Organisatoren hingegen versuchen, eine gewisse Anziehungskraft und einen „Überraschungsfaktor“ zu schaffen, indem sie erst 24 Stunden vor der Veranstaltung werben. Je nach Zielgruppe gibt es unterschiedliche Methoden der Werbung, die sorgfältig abgewogen werden müssen. Viele Organisatoren nutzen eine Mischung aus Flugblättern, Plakaten, Anzeigen in heißen Zeitschriften, Online-Newsletter-Mailinglisten und Anzeigen auf Online-Portalen, um für ihre Veranstaltungen zu werben. Ein passendes Thema und Motto für die Veranstaltung ist ebenfalls sehr wichtig. Wenn Ihre Veranstaltung an einem neuen Ort stattfindet, sollten Sie auch eine Wegbeschreibung angeben. Viele Organisatoren nutzen auch das gesamte Spektrum sozialer Netzwerke wie Facebook oder Myspace.

5. Was ist mit der Party selbst? Welche Getränke sollten Sie anbieten? Wie viel sollten Sie pro Person veranschlagen? Wie viel sollten Sie für die Getränke einnehmen, damit die Gäste nicht verärgert werden…?

Ich war schon auf Partys, wo die Getränke in kürzester Zeit ausverkauft waren. Die Gäste langweilen sich und sehen sich die nächste Party an. Die Bar im Convenience Store um die Ecke wieder aufzufüllen, kann ziemlich teuer werden. Das Geld, das an der Bar verdient wird, ist eine der Haupteinnahmequellen jeder Party, deshalb sollten Sie diesen Aspekt sehr sorgfältig planen. Kaufen Sie Waren in Kommission und bestellen Sie lieber zu viel als zu wenig. Versuchen Sie im Voraus zu recherchieren, welche Getränke den grössten Umsatz bringen. Achten Sie auch auf den Einkaufspreis, da es große Unterschiede gibt. Was auf jeden Fall nicht fehlen darf, ist Bier. Da ist es natürlich wichtig, welche Art Bier für die Party besorg wird. Das beste ist eine Bierzapfanlage, denn Fassbier schmeckt deutlich am besten und dank der Menge sollte es kostengünstiger sein. Hier können Sie sich zu Bierzapfanlagen informieren: https://bierzapfanlagenprofi.de/